Avec la surcharge croissante d’informations et de distractions, il est parfois difficile de rester concentré et motivé pour travailler. Cela entrave non seulement notre productivité, mais aussi notre bonheur, car nous arrivons parfois à la fin de notre journée en nous sentant inachevés.
Se motiver pour dépasser ses limites
Vous trouverez ici quelques conseils pratiques pour vous aider à vous motiver à travailler plus dur :
1. Listez vos MIT
Si vous voulez commencer votre journée du bon pied, commencez votre journée la veille ; rédigez une courte liste des choses les plus importantes (MIT) à passer en revue le lendemain. Ce sont les tâches qui, si elles sont effectuées, feront de votre journée.
Essayez de garder la liste entre trois et cinq éléments, en ajouter plus la rendra inaccessible et finira par aller à l’encontre de son objectif.
Pour vous aider à créer votre liste de MIT, vous pouvez profiter du concept derrière le livre “The ONE Thing”, de Gary Keller et Jay Papasan. L’idée principale du livre est qu’il y a UNE chose que vous pouvez faire, qui, si elle est faite, rendra toutes les autres choses plus faciles ou inutiles.
Si vous avez besoin d’aide pour décider par quel MIT commencer votre journée, lisez le point suivant pour vous aider à choisir.
2. Mangez d’abord vos grenouilles
Si vous laissez les tâches les plus difficiles pour la fin de la journée, votre ego s’épuisera et finirez par repousser la tâche pour le lendemain, jour après jour, tergiversant ainsi.
Quoi de mieux que de rayer la tâche la plus percutante, qui sera probablement « la seule chose » qui pourrait rendre les autres tâches plus faciles ou inutiles. Alors, mangez vos grenouilles en premier ! Commencez par la chose la plus difficile de votre liste.
Pour ce faire, vous devez vous éloigner des choses qui vous amèneront à tergiverser, alors assurez-vous d’éviter les distractions à tout prix, lisez la suite pour voir comment.
3. Évitez les distractions
Notre cerveau n’a pas la capacité de travailler sur plus d’une chose à la fois, donc quand nous prétendons être « multitâches », nous passons en fait d’une tâche à l’autre. Cela peut prendre jusqu’à 23 minutes à notre cerveau pour récupérer complètement la concentration perdue après avoir été distrait.
Ces distractions peuvent provenir de personnes qui vous interrompent ou provenir de vos appareils sous la forme de notifications contextuelles, de sons ou de vibrations. Une partie du problème est que nous sentons que nous sommes productifs en multitâche, nous obtenons donc une libération positive de dopamine en récompense, ce qui renforce la mauvaise habitude du multitâche.
Évitez les distractions pour rester engagé dans votre travail, cela vous aidera à être plus efficace et à rester motivé. Vous pouvez donner un indice aux autres en fermant votre porte de temps en temps ou en utilisant des écouteurs pendant que vous travaillez.
Une autre façon de maintenir une concentration laser est de travailler sur une seule tâche, un bon moyen de structurer cela peut être accompli si vous regroupez vos tâches, j’expliquerai comment au point suivant.
4. Tâches groupées
Le regroupement de tâches consiste à regrouper des tâches similaires et à les traiter par lots. Ce concept n’est pas nouveau et il est couramment utilisé dans la gestion des opérations en tant que partie intégrante de la maximisation de la production.
Chaque fois qu’il y a une tâche, il y a une préparation (mise en place) nécessaire pour la faire. Par exemple, vous définissez une heure, un lieu ou un événement pour commencer à le faire. En regroupant les tâches par similarité, vous utilisez le temps de configuration à plusieurs fins, au lieu de devoir configurer plusieurs fois encore et encore, ce qui vous fait perdre un temps et une énergie précieux.
Le regroupement des activités sera très différent d’un travail à l’autre. Voici quelques exemples:
- Lecture/écriture d’e-mails par lots : Au lieu d’ouvrir constamment votre client de messagerie ou votre onglet de messagerie, dédiez une ou deux fenêtres par jour où vous consultez vos e-mails. Habituellement, une heure et demie après le début de votre journée de travail est un bon moment pour exécuter le premier lot.
- Rapports par lots : si vous devez rédiger ou lire des rapports, ne le faites pas au fur et à mesure, regroupez l’ensemble du processus et allouez une partie de votre journée pour le faire. Dans mon cas, j’avais l’habitude de désigner un jour par semaine à cet effet.
En général, le traitement par lots est quelque chose qui peut être adapté à des tâches spécifiques. Il ne doit pas nécessairement s’agir d’un sujet, d’un sujet, d’une activité, etc. identiques, mais il doit partager des similitudes (en termes de compétences et de configuration requises).
Trouvez ce qui vous convient le mieux et planifiez vous-même. Pomodoro (et d’autres techniques limitées dans le temps) sont également idéales pour le regroupement de tâches, nous y reviendrons au point suivant.
5. Utilisez la technique Pomodoro
La technique Pomodoro est utilisée pour la gestion du temps et a été développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Il consiste essentiellement à créer des intervalles de travail de 25 minutes, puis à faire une pause de 5 minutes, après quoi un nouvel intervalle de travail de 25 minutes commencerait. Normalement, il est recommandé de faire une pause plus longue, de 15 minutes, après 4 intervalles Pomodoro.
Des études ont montré que nous avons tendance à perdre notre concentration et à baisser notre productivité si nous maintenons de longues périodes de travail continu. Il est donc important de faire des pauses régulières et, espérons-le, de faire une sorte d’activité physique comme la marche, pour augmenter la concentration en fournissant plus de sang au cerveau, ainsi qu’augmenter notre niveau d’énergie et mieux travailler.
Cette technique de limitation du temps bénéficie de la loi de Parkinson (le travail se dilate de manière à remplir le temps disponible pour son achèvement), en attribuant de courtes périodes de temps pour vous pousser à accomplir les tâches plus efficacement.
Mais il ne suffit pas d’accomplir des tâches plus efficacement pour rester motivé, c’est quelque chose qui peut être résolu en trouvant un but derrière ces tâches. Dans notre prochain et dernier point, nous discuterons de cela.
6. Trouver un but
En 1977, une étude menée par la psychologue Ellen Langer et son équipe a révélé que les gens répondent 30 % de plus aux demandes lorsqu’on leur donne une raison, même si la raison n’a pas beaucoup de sens.
Avoir un objectif clair sur la raison pour laquelle nous devons faire certaines choses, même si nous n’aimons pas les faire, nous aide à nous motiver à les réaliser.
Si on vous confie un travail qui ne vous semble pas pertinent, essayez de parler à votre responsable afin qu’il puisse vous aider à relier les points et à avoir une vue d’ensemble, et comment ce travail que vous êtes sur le point de faire fera partie de quelque chose de plus grand.
En suivant ces conseils simples, vous vous sentirez plus motivé à travailler plus dur et mieux. Vous devez juste vous rappeler de commencer votre journée la veille en listant vos MIT, puis en commençant la journée en accomplissant la tâche la plus difficile et la plus percutante (la grenouille !), en espérant le faire tout en travaillant sur Pomodoros, sans aucune distraction, et avec une compréhension claire de la façon dont, en accomplissant cette tâche, vous vous dirigez vers quelque chose de plus grand qu’elle-même.
